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Soutenir le télétravail grâce à la technologie


Soutenir le télétravail grâce à la technologie

Très présent dans l'actualité, le travail à distance a fait les gros titres et soulevé de nombreuses questions auprès des employeurs. Entre bien-être des salariés et économies pour l'entreprise, il peut être difficile de s'y retrouver et d'adopter les meilleures solutions en termes de télétravail.

Alors, comment vous assurer que votre entreprise peut atteindre ces objectifs ambitieux ?

Pour répondre à cette question, nous allons aborder les différentes solutions qui accompagnent le processus de transition vers une équipe distante et rendront votre travail plus simple et plus gratifiant. Voici comment doter votre équipe distante de la bonne technologie.



Facilitez le partage et la collaboration sur des fichiers


Le cloud computing est presque une condition préalable au travail à distance car il facilite le partage et le travail sur des fichiers où que vous soyez. Vous pouvez également facilement collaborer sur des documents même lorsque vous n'êtes pas dans la même pièce que l'autre personne.

Les réseaux cloud sont particulièrement intéressants pour les petites entreprises, car ils sont faciles à mettre en place et à adapter à mesure que votre entreprise se développe. Il n'est pas nécessaire d'investir dans du matériel coûteux et encombrant, ce qui signifie que vous pouvez gérer une entreprise entièrement distante avec des solutions d’hébergement cloud.

La productivité des employés n'est alors plus qu'une question de politiques de travail à distance fixée par l'entreprise.



Facilitez les communications internes et externes

Pour que votre nouvelle culture de travail à distance fonctionne de manière transparente, vous devez examiner attentivement vos communications - internes et externes - pour rendre le travail transparent, minimiser la frustration entre collègues et vous assurer que vos clients se sentent entendus.

Dans le passé, travailler à domicile signifiait envoyer des tas d'e-mails qui restaient sans réponse pendant des jours ou, décrocher le téléphone en espérant que la personne à l'autre bout ne soit pas occupée avec quelque chose d'important.



Outils de communication interne

Outil de communication Microsoft Teams

Désormais, la communication instantanée entre collègues est simplifiée avec d'innombrables services de chat gratuits ou abordables comme Teams, qui permettent aux utilisateurs de discuter librement au sujet de projets sur lesquels ils travaillent.

Une messagerie instantanée est une ressource indispensable pour la plupart des lieux de travail distants, mais il est également important de définir des directives pour son utilisation : les utilisateurs doivent être autorisés à désactiver les notifications en dehors des heures de travail ou lorsqu'ils ont besoin de se concentrer sur une tâche. Quant au courrier électronique, il doit être utilisé lorsqu’il est important d'avoir une trace papier numérique de votre discussion.



Outils de communication externe


En ce qui concerne les communications externes, la téléphonie sur IP et la visioconférence donnent à une équipe distante un aspect beaucoup plus professionnelle et facilitent les réunions.

La visioconférence permet à ses utilisateurs de profiter d’une expérience proche d’une réunion classique, sans la contrainte d’une présence physique. Elle vous permet également de partager facilement des éléments sur votre écran avec les autres participants.

La VoiP est idéale pour une équipe décentralisée qui a besoin de faire évoluer son système téléphonique facilement et à moindre coût. La téléphonie sur IP s'appuie sur Internet plutôt que sur des lignes fixes pour passer des appels, éliminant ainsi le besoin de téléphones de bureau avec plusieurs lignes pour chaque employé.



Choisissez la bonne suite de productivité

Choisir la bonne suite bureautique en télétravail

Une bonne « boîte à outils numérique » doit être composée d’applications conçues pour fonctionner ensemble.

Microsoft 365 offre exactement cela. Ses applications sont bien connues dans le monde entier et offrent une sélection complète d’outils pour les télétravailleurs. Les outils d'Office 365 sont basés sur le cloud, vous pouvez donc travailler de n'importe où avec facilité.

Microsoft Teams favorise la collaboration au sein de vos équipes et permet d'effectuer un certain nombre de tâches différentes sur écran partagé avec vos collègues. La visioconférence est fournie ce qui soutient davantage la communication interne et externe de votre personnel. Des applications comme SharePoint et OneDrive vous permettent de stocker et d'accéder en toute sécurité aux fichiers dans le cloud. Les applications Microsoft 365 peuvent également prendre en charge votre VoIP de plusieurs manières.

Avoir la bonne technologie est essentiel pour travailler efficacement à domicile et cultiver une bonne culture d'entreprise en tant qu'équipe à distance. Cela peut rendre le processus de transition vers un modèle de travail à domicile beaucoup plus fluide, en particulier lorsque vous utilisez une technologie de travail à distance intuitive comme Microsoft 365.



Et la sécurité de vos données dans tout ça ?


Securite des donnees d'entreprise en teletravail

La gestion des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des tablettes et des smartphones dans le cadre d'une entreprise peut aider à contrôler les niveaux d'accès et à protéger les données sensibles. Mais une fois qu'un appareil quitte les bureaux, les risques que ces données soient interceptées par une personne extérieure à l'entreprise augmentent considérablement.

De même qu'opter pour une politique BYOD et faire travailler les gens sur leurs propres ordinateurs portables peut présenter de nombreux risques de cybersécurité si ce n'est pas bien fait.

À l'aide d'un VPN, la connexion Internet publique d'un employé distant est cryptée et son trafic en ligne est protégé, ce qui réduit la vulnérabilité aux pirates qui pourraient chercher à exploiter la pandémie actuelle. Cependant, les télétravailleurs qui n’utilisent pas de VPN pour se connecter à un réseau de bureau peuvent présenter de graves risques pour la cybersécurité globale d’une entreprise. Si un ordinateur personnel ou un ordinateur portable mal protégé est infecté par des logiciels malveillants ou des ransomwares, il peut rapidement se propager à l'ensemble du réseau de l'entreprise.



Instaurer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Le travail à distance peut être très avantageux pour votre entreprise et vos employés, mais il existe des risques. Afin d'assurer la sécurité de votre entreprise, de ses données et de celles de vos employés, vous devez poser des bases solides. Network Systems assure la productivité et la sécurité d’un personnel en mode télétravail.

Lorsque vous vous associez à Network Systems, vous saurez exactement où sont vos risques et comment protéger vos actifs. Nous travaillerons avec vous pour garder une longueur d'avance sur les menaces potentielles afin que vous puissiez adapter votre stratégie de travail à domicile aux besoins spécifiques de votre entreprise et de vos équipes.