top of page
Rechercher

Comment tirer le meilleur parti de Microsoft 365

Au cours des dernières années, les entreprises se sont de plus en plus éloignées des serveurs de messagerie et de fichiers internes. De nos jours, la plupart des organisations utilisent des services comme Microsoft 365, qui fournit tous ces outils et services via un modèle d'abonnement basé sur le cloud.


Les économies de coûts et la flexibilité technologique de Microsoft 365 sont très bénéfiques, d'autant plus que le travail est décentralisé, loin du bureau physique et touche même les appareils personnels. Chaque collaborateur peut désormais accéder à ses informations et les stocker à partir de pratiquement n'importe quel appareil et n'importe où, sans les contraintes de l'ancien modèle de consommation.


Passons donc en revue quelques conseils qui vous permettront d'améliorer votre expérience avec Microsoft 365.



Ne perdez jamais votre travail avec OneDrive/SharePoint


Beaucoup de gens ont l'impression qu'avec le Cloud, ils ont « perdu le contrôle » de leurs informations simplement parce que les données ne sont plus stockées sur leur PC. Mais avec OneDrive/SharePoint, lorsque vous commencez à créer un fichier, tel qu'un document Word (dans la version de bureau ou de navigateur de l'application), le travail ne sera jamais perdu tant que vous vous assurez que le fichier est enregistré par défaut à votre OneDrive ou SharePoint.


De plus, lorsque vous utilisez SharePoint, vous pouvez partager un lien vers le fichier avec vos collègues pour modifier ou afficher le fichier. Si vous souhaitez qu'ils apportent des modifications, ils peuvent effectuer des mises à jour dans le fichier stocké dans le Cloud que vous pouvez consulter en temps réel.


Ce type de collaboration et de flexibilité n’était pas possible avec des serveurs de fichiers internes. Au contraire, les collaborateurs rencontraient des difficultés lorsque deux personnes essayaient d'ouvrir le même fichier et en même temps. Assurez-vous de vous familiariser avec le fonctionnement de OneDrive et/ou de SharePoint pour votre entreprise afin d'en tirer le meilleur parti.


Utiliser des applications mobiles



L'un des avantages de certains abonnements Microsoft 365 Business est la possibilité pour plusieurs appareils d'installer la suite de productivité Microsoft 365, y compris les versions mobiles des applications pour Android et iPhone.


Tant que votre abonnement est à jour, vous êtes autorisé à installer la suite sur un certain nombre d'appareils par utilisateur, ainsi que la synchronisation des données et d'autres fonctionnalités d'Office 365 directement sur un smartphone ou une tablette.


Même si vous ne souhaitez pas utiliser les applications mobiles, vous pouvez accéder aux versions Web de ces applications à partir de n'importe quel navigateur pour une visualisation et une modification rapide des fichiers Office.



Accéder à l'historique des versions dans SharePoint

Avez-vous déjà voulu revenir en arrière et consulter la version précédente d'un document après avoir regretté une série de modifications ? Les fonctionnalités de gestion des versions de SharePoint permettent un rappel facile de vos différents fichiers.

Pour accéder à l'historique des versions dans SharePoint :


  1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez afficher.

  2. Cliquez sur Fichier > Informations > Historique des versions.

  3. Sélectionnez une version pour l'ouvrir dans une fenêtre séparée.

  4. Si vous souhaitez restaurer une version précédente, sélectionnez Restaurer.


Cela peut être pratique si vous avez des doutes sur certaines modifications que vous avez apportées ou si vous souhaitez comparer des versions de documents.


Fonction de recherche Microsoft 365


En utilisant Microsoft 365 vous pouvez effectuer des recherches de mails ou fichiers même à partir d'un navigateur. Cette fonctionnalité facilite vos recherches de documents.


Par exemple, vous ne savez pas où trouver la politique de votre entreprise en matière de code vestimentaire ? Accédez simplement à la barre de recherche dans SharePoint et vous devriez pouvoir le trouver avec quelques termes du moment que le fichier est stocké dans 365, quel que soit l'appareil auquel vous êtes connecté à ce moment-là.


Épingles et marque-pages Microsoft Teams


Utilisez la fonction "épingler" pour garder les conversations importantes en haut de votre liste.


Une fois que vous commencez à avoir des conversations et des réunions dans Microsoft Teams, il est facile de regrouper un tas de discussions et d'équipes.


Heureusement, "épingler" une conversation la maintiendra en haut de la liste. Faites simplement un clic droit sur la conversation et cliquez sur Épingler (ou Détacher) et Teams fait le reste. Cette modification sera également synchronisée entre les installations de Teams.


De même, dans un chat, vous pouvez mettre en signet des fichiers spécifiques qui ont été partagés ou des conversations qui ont eu lieu.


Devenir l'entreprise de demain avec Microsoft 365


Ce ne sont là que quelques conseils de base pour Microsoft 365 et plus vous l’utiliserez, plus vous réaliserez à quel point certains des outils de Microsoft sont puissants. L'activation de l'informatique en cloud a ajouté une nouvelle dimension à l'endroit et à la façon dont nous travaillons et collaborons.


Il y a de fortes chances que Microsoft 365 et le Cloud continuent d'évoluer à l'avenir, donc notre dernier conseil est d'essayer de vous tenir au courant des dernières modifications apportées à la plate-forme. La prochaine grande fonctionnalité pourrait faire une grande différence dans votre façon de travailler, et cela pourrait même ne pas vous coûter quoi que ce soit.


Ne vous souciez plus des mises à niveau. Nos experts Network Systems veillent à ce que vous disposiez de la dernière version disponible tout en maintenant la sécurité et la continuité de votre plateforme !

Comments


bottom of page